Spring naar inhoud

Financiën en continuïteit

3.1 Financiën

Financiële resultaten 2021

Het boekjaar 2021 stond in het teken van corona. We hebben een omvangrijk actieplan opgesteld om de effecten van corona op het onderwijs en op de student aan te pakken. Voor de financiering van dit plan is gebruikt gemaakt van de extra subsidie en lumpsum die in 2021 door het ministerie van OCW beschikbaar is gesteld. In totaal betreft dit 8,4 mln. aan extra baten. Dit hele bedrag is gealloceerd naar het NPO-actieplan. Omdat een aanzienlijk deel van deze extra baten niet meteen kon worden ingezet in 2021 heeft dit geleid tot een, incidenteel, positief resultaat.

In 2021 lag het resultaat 7,3 mln. hoger dan verwacht waarvan 3,3 miljoen is gerelateerd aan het NPO-actieplan. Tegenover de 10,6 mln. baten stonden 3,3 mln. extra lasten. Het overgrote deel van het niet bestede bedrag wordt de komende twee jaar alsnog uitgegeven. Van de 3,3 mln. onderbesteding gaat 2,6 mln. naar een specifieke bestemmingsreserve NPO. Meer informatie over het NPO-actieplan is te vinden in bijlage 2.

De corona maatregelen hebben in 2021 niet alleen impact gehad op onze studenten en medewerkers maar ook op de bedrijfsvoering. Door de focus op het inhalen van onderwijsachterstanden en het welzijn van studenten is een aantal geplande initiatieven vertraagd. Dit heeft een positieve invloed gehad op de ontwikkeling van onze lasten. Tevens zien we een afname van reis- en verblijfskosten en kantoorkosten omdat medewerkers grotendeels thuis hebben gewerkt. In totaal wordt 1,3 mln. van het positievere resultaat aan dit effect gerelateerd.

Naast corona gerelateerde effecten waren er in 2021 incidentele meevallers zoals de loon- en prijscompensatie die hoger was dan het effect van de nieuwe CAO (netto-effect 0,9 mln.) en een extra lumpsum uitkering in december 2021 (0,5 mln.). De reguliere personele kosten vielen lager uit doordat we als gevolg van een lagere instroom van studenten minder FTE hebben ingezet dan begroot.

Toelichting op de exploitatieposten realisatie versus begroting

De rijksbijdragen zijn 11,5 mln. hoger uitgekomen dan begroot. Hiervan betreft 8,4 mln. corona gerelateerde baten, 2,5 mln. de loon- en prijscompensatie en 0,7 mln. additionele lumpsum en kwaliteitsagenda middelen. De cursusgelden zijn lager uitgekomen dan verwacht doordat er voor schooljaar 2021-2022 sprake is van een korting op cursusgeld (effect 0,4 mln.). De baten in opdracht van derden bleef achter doordat, als gevolg van de beperkende coronamaatregelen, er druk stond op het volwassenenonderwijs en op het cursorisch onderwijs. Voor het overgrote deel kon deze lagere omzet opvangen worden door onze flexibele schil aan medewerkers.

Exploitatie (* € 1 miljoen) Realisatie 2021 Begroting 2021 Verschil
Rijksbijdragen 131,8 120,3 11,5
Ov. overheidsbijdragen 0,8 0,7 0,1
Cursus en examengelden 1,7 2,2 -0,5
Baten in opdracht van derden 5,4 5,9 -0,5
Overige baten 2,1 2,1 0,0
Totaal baten 141,8 131,2 10,6
Personeel 106,9 103,3 3,6
Afschrijvingen 7,7 8,2 -0,5
Huisvesting 7,1 6,8 0,3
Overig 12,9 12,9 0,0
Totaal lasten 134,5 131,2 3,3
Financiële baten en lasten 0,0 0,0 0,0
Resultaat bedrijfsvoering 7,3 0,0 7,3
Belastingen 0,0 0,0 0,0
Netto resultaat 7,3 0,0 7,3

De personele lasten kwamen in 2021 3,6 mln. hoger uit dan begroot als gevolg van extra inzet van personeel voor het NPO-actieplan. Daarnaast was er het effect van de nieuwe CAO die halverwege het jaar van kracht werd. In 2021 zijn geplande investeringen m.b.t. aanschaf meubilair uitgesteld en is de geplande bouw van een nieuwe maritieme trainingsfaciliteit op Urk verschoven van 2021 naar 2022. Als gevolg hiervan vallen de afschrijvingen lager uit dan gepland. Bij de overige lasten zien we een onderschrijding als gevolg van corona die weer volledig teniet wordt gedaan voor extra uitgaven binnen het NPO-actieplan. Dit betreft met name de activiteiten die zijn uitgevoerd in het kader van de programmalijn de school als ontmoetingsplaats en voor de programmalijn ontwikkeling van de digitale didactiek. 

Kasstromen 2021

In 2021 zijn de liquide middelen sterk toegenomen als gevolg van het hoge resultaat. De kasstroom is tevens positief beïnvloed door een laag niveau aan investeringen. De omvang van de liquide middelen steeg in 2021 met 11,7 mln. naar 38,7 mln. Hierdoor nam de ratio liquiditeit toe van 1,6 in 2020 naar 2,1 in 2021.

Kasstromen Realisatie 2021 Realisatie 2020
Resultaat 7,3 1,3
Afschrijvingen 7,3 8,1
Mutatie voorzieningen 0,7 0,7
Mutatie werkkapitaal 0,9 -7,2
Interest en belastingen 0,0 -0,1
Operationele cashflow 16,2 2,8
Investeringen -4,5 -3,0
Financiering 0,0 -0,5
Mutatie liquide middelen 11,7 -0,7

De mutatie voorzieningen betreft een toename van de personele voorzieningen als gevolg van een hogere instroom bij de WGA en het seniorenverlof. De mutatie werkkapitaal wordt veroorzaakt door een stijging van de kortlopende schulden. In 2020 is ROC Friese Poort overgegaan op schatkistbankieren. Bij deze vorm van bankieren wordt het dagelijkse saldo aan liquide middelen gestald bij het Ministerie van Financiën. Als gevolg van schatkistbankieren is geen negatieve rente verschuldigd over onze liquide middelen. Het resultaat op interest was in 2021 daardoor nihil.

Financiële situatie op balansdatum

ROC Friese Poort staat er financieel gezond voor. Als gevolg van het gevoerde financiële beleid en het positieve resultaat over 2020 en 2021 is de solvabiliteit gestegen naar 75,0%. De solvabiliteit ligt hiermee ruim boven de ondergrens van 30% die de Onderwijsinspectie hanteert. Ondanks deze hoge solvabiliteit is er geen sprake van bovenmatige reserves (zie de continuïteitsparagraaf). Een groot deel van het eigen vermogen wordt aangewend voor de financiering van huisvesting. 

De liquiditeit, de verhouding tussen de vlottende activa en kortlopende schulden, ligt ultimo 2021 op 2,1. De stijging van de liquiditeit ten opzichte van 2020 wordt veroorzaakt door de toename van de liquide middelen zoals toegelicht bij het kasstromen overzicht. De liquiditeit ligt daarmee ruim boven de nieuwe signaleringswaarde van de Onderwijsinspectie, die 0,75 bedraagt. 

Ratio Realisatie 2021 Realisatie 2020 Realisatie 2019
Solvabiliteit 75,0% 74,9% 69,7%
Liquiditeit 2,1 1,6 1,2

3.2 Continuïteitsparagraaf

In de continuïteitsparagraaf kijken we vijf jaar vooruit naar ontwikkelingen op belangrijke punten van beleid en organisatie en de gevolgen daarvan voor de financiële exploitatie en balanspositie. In 2021 is een vooronderzoek uitgevoerd met betrekking tot een vergaande samenwerking tussen ROC Friese Poort en het Friesland College. De intentie is om per 1 januari 2023 bestuurlijk te fuseren met het Friesland College gevolgd door een scholenfusie per 1 augustus 2023. De mogelijke effecten op studentenaantallen, financiën en huisvesting zijn niet meegenomen omdat er nog geen (definitief) fusiebesluit ligt en de fusie effecten rapportage nog niet is afgerond. De verwachting is dat, als de fusie in 2023 zijn beslag krijgt, er sprake zal zijn van extra kosten voor de integratie van beide onderwijsinstellingen die de jaren erna weer terugverdiend zullen worden door inkoopbesparingen en efficiency op de ondersteunende afdelingen. De kosten voor de voorbereiding van de fusie gedurende 2022 kunnen worden opgevangen binnen de reguliere exploitatie.

Meerjarenraming

Voor de komende jaren sturen we op een sluitende begroting. Daarnaast wordt rekening gehouden met de inzet van extra middelen in het kader van het Nationaal Onderwijs Programma en met de effecten van het strategische huisvestingsplan.

Exploitatie (* € 1 miljoen) Realisatie 2020 Realisatie 2021 Begroting 2022 Prognose 2023 Prognose 2024 Prognose 2025 Prognose 2026
Rijksbijdragen 119,9 131,8 131,1 124,7 122,4 120,2 119,1
Ov. overheidsbijdragen 0,8 0,8 0,8 0,7 0,7 0,7 0,7
Cursus en examengelden 2,1 1,7 1,7 2,1 2,0 2,0 2,0
Baten in opdracht van derden 5,1 5,4 5,9 5,8 5,9 6,0 6,0
Overige baten 1,8 2,1 2,0 2,0 2,0 2,0 2,0
Totaal baten 129,7 141,8 141,5 135,3 133,0 130,9 129,8
Personeel 102,3 106,9 112,2 107,9 104,0 102,1 101,2
Afschrijvingen 8,1 7,7 7,9 7,9 7,9 8,3 8,3
Huisvesting 6,3 7,1 7,4 7,9 8,5 8,5 8,4
Overig 11,7 12,9 14,0 12,8 12,5 12,3 12,2
Totaal lasten 128,4 134,5 141,5 136,5 133,0 131,2 130,1
Financiële baten en lasten -0,1 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0
Resultaat voor belasting 1,2 7,3 0,0 -1,2 0,0 -0,3 -0,3
Belastingen 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0
Netto resultaat 1,2 7,3 0,0 -1,2 0,0 -0,3 -0,3

In 2023 wordt een negatief resultaat geraamd van  -1,2 mln. omdat er 1,6 mln. wordt uitgegeven in het kader het NPO-actieplan waar geen baten tegenover staan. In 2025 en 2026 verwachten we een toename van de afschrijvingskosten als gevolg van de geplande investeringen in nieuwe onderwijsgebouwen. We zullen vaker onderwijslocaties huren zodat we meer flexibel worden. Dit leidt tot een toename van de huurlasten waardoor de kostenpost huisvesting vanaf 2024 zal gaan toenemen. In 2025 en 2026 zal een deel van de stijging van huisvestingkosten worden opgevangen vanuit de algemene reserves waardoor de verwachte resultaten in die jaren licht negatief zal zijn.

In 2023 zien we een afname van de rijksbijdrage omdat dan de tijdelijke middelen vanuit NPO stoppen. Vervolgens zien we de jaren daarna een afname van de baten van gemiddeld 2%. Dit is het gevolg van een lagere instroom van studenten vanuit het vo.  Om deze ontwikkeling te beheersen maken we gebruik van een strategisch personeelsplan en het strategisch huisvestingsplan. Met behulp van deze twee instrumenten en onze planning en control cyclus zijn we in staat om jaarlijks onze personele en materiele lasten in lijn te brengen met de rijksbijdragen.

De maatregelen als gevolg van het corona virus hebben een enorme impact op de samenleving en op onze school. Ondanks de ernst en de duur van deze maatregelen is er geen negatief effect op de financiële resultaten, niet in de laatste plaats door de extra financiële middelen die de mbo-sector in 2020 en 2021 heeft ontvangen. Ook in 2022 ontvangen we een aanzienlijk bedrag aan extra middelen (6 mln.) dat vrijwel volledig ingezet zal worden. Deze extra baten en lasten zijn verwerkt in de meerjarenraming voor 2022 en 2023. In de begroting voor contractonderwijs, educatie en inburgering is rekening gehouden met de coronaervaringen van de afgelopen twee jaar. Voor de begrote overige lasten is in 2022 uitgegaan van een ‘inhaaleffect’ omdat er in 2020 en 2021 veel minder is uitgegeven aan kosten voor onder andere leermiddelen en excursies.

Ontwikkeling studentenaantallen

Het aantal studenten in het schooljaar 2021-2022 is afgenomen met 229 ten opzichte van het schooljaar ervoor, een daling van 1,5%. De studentenaantallen per 1 oktober 2021 zijn vrijwel gelijk aan het schooljaar voor corona (1 oktober 2019). In 2020 was er sprake van een tijdelijke stijging van het aantal studenten als gevolg van corona. Er stroomden meer studenten in vanuit het vo omdat het aantal gediplomeerden hoger lag en meer studenten kozen voor een vervolgstudie binnen ROC Friese Poort.

Studentenaantal bekostigd per 1/10 Realisatie 2020 Realisatie 2021 Prognose 2022 Prognose 2023 Prognose 2024 Prognose 2025 Prognose 2026
BOL 10.944 10.654 10.530 10.330 10.180 10.020 9.900
BBL 4.130 4.191 4.310 4.450 4.530 4.630 4.700
Totaal 15.074 14.845 14.840 14.780 14.710 14.650 14.600
Gewogen 12.596 12.330 12.254 12.110 11.992 11.872 11.780

Vanaf 2022 verwachten we een verdere krimp in de BOL-studentenaantallen als gevolg van een lagere instroom vanuit het voortgezet onderwijs. We streven naar een groei van de BBL-populatie met name in het volwassenenonderwijs. Hierdoor is de verwachte daling van het aantal studenten de komende jaren minder dan verwacht zou mogen worden op basis van demografische ontwikkelingen. Gemiddeld genomen gaan we uit van een krimp van 1,0%-1,5% (gewogen studentenaantallen) tussen 2022 en 2035. Als gevolg van corona en de ontwikkeling van de arbeidsmarkt is met name de ontwikkeling van de BBL moeilijk te voorspellen. De begroting biedt voldoende flexibiliteit om een mogelijke daling te kunnen opvangen, zonder dat dit een grote invloed heeft op onze resultaten.

Formatieontwikkeling

In 2021 en 2022 is er sprake van een stijging van het personeel als gevolg van de inzet van de extra NPO-middelen. Vrijwel de gehele uitbreiding van formatie is op basis van tijdelijke contracten. Dit zien we terug in de stijging van het aandeel tijdelijke contracten van 15% in 2020 naar 22% in 2022. Deze extra inzet inverband met NPO loopt door tot halverwege 2023 (schooljaar 2022-2023).

Kengetal excl. bedrijfsopleidingen Realisatie 2019 Realisatie 2020 Realisatie 2021 Begroting 2022 Prognose 2023 Prognose 2024 Prognose 2025 Prognose 2026
Personele bezetting in fte                
Bestuur & directie 9 9 9 9 9 9 9 9
Onderwijzend personeel 864 842 882 900 862 830 815 808
Ondersteunend personeel 368 359 349 363 354 346 340 337
Totaal personeel 1.241 1.210 1.240 1.272 1.225 1.185 1.164 1.154
Percentage onderwijzend personeel 69,6% 69,6% 71,1% 70,8% 70,4% 70,0% 70,0% 70,0%
Soort dienstverband                
Onbepaalde tijd (vast) 1.040 1.029 1.001 992 990 986 981 978
Bepaalde tijd (tijdelijk) 181 172 225 261 220 188 172 164
Declaranten 20 9 14 19 17 11 11 12
Totaal personeel 1.241 1.210 1.240 1.272 1.227 1.185 1.164 1.154
Vast (%) 84% 85% 81% 78% 81% 83% 84% 85%
Tijdelijk (%) 16% 15% 19% 22% 19% 17% 16% 15%

Vanaf 2023 neemt de beschikbare reguliere formatie af als gevolg van een daling in de reguliere rijksbijdrage. De afname van het aantal medewerkers is te realiseren door natuurlijk verloop, gezien de geplande uitstroom hoger is dan de afbouw die nodig is als gevolg van de krimp. Dit komt doordat een relatief groot deel van onze medewerkers 58 jaar of ouder is. 

Ons strategisch personeelsplan geeft inzicht in de samenstelling en grootte van onderwijsteams en de verwachte formatie per domein. Het plan beschrijft hoe we op de lange termijn over voldoende en goed gekwalificeerde medewerkers kunnen beschikken, rekening houdend met de ontwikkelingen binnen de domeinen. In het plan wordt ook de veranderende wet- en regelgeving meegenomen, het stimuleren van de mobiliteit en het vormgeven van opleiden in de school.

Ontwikkeling huisvesting

Voor de huisvesting van het onderwijs is in 2021 het strategisch huisvestingsplan 2020-2030 geactualiseerd. Ten opzichte van het vorige masterplan zijn de voorgenomen investeringen bijgesteld. De grootste wijziging betreft een nieuwe overeenkomst met de projectontwikkelaar van het Cambuurstadion. Het contract gaat nu uit van een turn-key oplevering waardoor ROC Friese Poort niet zelf investeert maar het inbouwpakket via de jaarlijkse huursom doorberekend krijgt. De lange termijn prognose (2021-2035) voor de studentenaantallen is naar boven bijgesteld als gevolg van de nieuwe referentiesraming van OCW. 

Voor de periode 2022-2025 staat een omvangrijk investeringsprogramma gepland van 30 mln. euro. Er wordt geïnvesteerd in gebouwen, terreinen en installaties. De voorgenomen investeringen betreffen:

  • De sloop en nieuwbouw van gebouw D in Drachten in 2024, inclusief aanpassing buitenterrein: 19,8 mln.
  • Sloop van een deel van het oude schoolgebouw Wilaarderburen in Leeuwarden in 2025 en herinrichting van het bestaande gebouw en terrein in 2024: in totaal 1,8 mln.
  • Het verbeteren van de klimaatbeheersing Wilaarderburen in Leeuwarden in 2024: 3,8 mln. 
  • Bouw van een maritiem trainingscentrum op in 2022 Urk: 1,9 mln.

Voor alle plannen is een financiële doorrekening op lange termijn gemaakt. De effecten hiervan zijn opgenomen in de meerjarenraming.  

Flexibilisering en duurzaamheid zijn de belangrijkste thema’s in het strategisch huisvestingsplan. Het overgrote deel van de huisvesting is ons eigendom en daarmee minder flexibel. Steeds meer gaan we onderwijsruimte huren, dicht bij het toekomstige werkveld. Dit geeft de mogelijkheid om te anticiperen op ontwikkelingen in studentenaantallen en onderwijsvormen. 

Het is onze ambitie om in 2030 een 100% CO2-neutrale organisatie te zijn. Naast het terugbrengen van de reisbewegingen van onze medewerkers sturen we bij nieuw- en verbouw van schoolgebouwen op maximaal reduceren en vervolgens op compenseren.

Solvabiliteit, liquiditeit en signaleringswaarde eigen vermogen

De solvabiliteit blijft de komende jaren stabiel. De investeringen in huisvesting worden betaald uit de liquide middelen waardoor de verhouding eigen vermogen ten opzichte van het balanstotaal niet significant wijzigt. Door de investeringen zal de liquiditeit dalen van 2,1 in 2021 naar 1,1 in 2025. Hiermee blijft de liquiditeit boven de norm van 1,0 waar ROC Friese Poort op stuurt. Na 2025 neemt de liquiditeit weer licht toe. Het eigen vermogen zal licht dalen de komende jaren. Binnen het eigen vermogen loopt de bestemmingsreserve voor NPO af (nihil eind 2023) en is er sprake van een beperkte afname van de huisvestingsreserve als gevolg van de voorgenomen investeringen in gebouwen. De algemene reserve binnen het eigen vermogen blijft gelijk

Solvabiliteit en liquiditeit

Bedragen * € 1 miljoen
Per 31-12
Realisatie 2020 Realisatie 2021 Prognose 2022 Prognose 2023 Prognose 2024 Prognose 2025 Prognose 2026
Debet              
Vaste activa 79,0 76,0 76,0 75,4 87,3 95,1 92,8
Liquide middelen 27,0 38,7 38,8 38,2 26,3 17,9 19,7
Vorderingen + Voorraden 2,9 3,8 4,0 4,0 3,9 3,9 3,8
Totaal debet 108,9 118,5 118,8 117,5 117,4 116,9 116,3
Credit              
Eigen vermogen 81,8 88,9 88,9 87,7 87,7 87,4 87,1
Voorzieningen 8,3 9,2 8,7 8,9 9,0 9,1 9,1
Langlopende schulden 0,2 0,2 0,2 0,1 0,1 0,1 0,1
Kortlopende schulden 18,6 20,2 21,0 20,8 20,6 20,3 20,0
Totaal credit 108,9 118,5 118,8 117,5 117,4 116,9 116,3
Kengetallen Realisatie 2020 Prognose 2021 Prognose 2022 Prognose 2023 Prognose 2024 Prognose 2025 Prognose 2026
Solvabiliteit 1 75,1% 75,0% 74,9% 74,6% 74,7% 74,8% 74,9%
Liquiditeit 1,6 2,1 2,0 2,0 1,5 1,1 1,2
Rentabiliteit 1,0% 5,1% -0,0% -0,9% 0,0% -0,2% -0,2%

Om een beter inzicht te krijgen in mogelijk bovenmatig publiek eigen vermogen van onderwijsinstellingen gebruikt de Onderwijsinspectie sinds 2020 een signaleringswaarde. Op basis van de nieuwe formule kan er bij ROC Friese Poort sprake zijn van bovenmatig vermogen als het publieke eigen vermogen hoger is dan 94,4 mln. Het publieke eigen vermogen kwam in 2021 uit op 84,9 mln. Het eigen vermogen van Friese Poort ligt daarmee onder de signaleringswaarde. Het verschil tussen het geconsolideerde eigen vermogen van 88,9 mln. en het publieke eigen vermogen van ROC Friese Poort van 84,9 mln. is het eigen vermogen van 4,0 mln. van de BV Bedrijfsopleidingen.

Treasurybeleid

Ons Treasurystatuut voldoet aan de ‘Regeling beleggen, lenen en derivaten OCW 2016 voor onderwijs en onderzoek’. Ons beleid is gericht op het waarborgen van de financiële continuïteit, het minimaliseren van de rentekosten en optimaliseren van de rentebaten.  In 2021 zijn geen nieuwe leningen en/of derivaten afgesloten. Ultimo 2021 staat een lening uit van 0,2 mln.  

Sinds 2020 maakt ROC Friese Poort gebruik van schatkistbankieren. Hierdoor wordt negatieve rente op onze liquide middelen voorkomen en kunnen we de komende jaren tegen gunstige condities leningen aantrekken.  

Er wordt jaarlijks een kasstroomprognose opgesteld voor meerdere jaren. Gedurende het jaar wordt deze prognose periodiek beoordeeld en geactualiseerd. Op lange termijn verwachten we additionele investeringen als gevolg van ons strategisch huisvestingsplan en onze digitaliseringsagenda. De huidige liquiditeit is voldoende om deze investeringen de komende jaren met eigen middelen te financieren.

Intern beheersingssysteem en compliance

ROC Friese Poort kent een planning & control cyclus voor het bewaken van onze doelstellingen en de bedrijfsvoering. Externe controle vindt plaats door de Onderwijsinspectie en door een externe accountant. Intern sturen we aan de hand van de jaarlijkse kaderbrief en de in 2017 ingevoerde prestatiekaart met de belangrijkste prestatie-indicatoren. In een vier-maandelijkse monitoringcyclus wordt de voortgang gevolgd en wordt eventueel bijgestuurd. Hiernaast kennen we een interne audit-systematiek om de kwaliteit van het onderwijs te borgen. De beheersing van de bedrijfsvoering is ook geborgd in de vier-maandelijkse monitoringscyclus. Daarnaast is maandelijks financiële en personele informatie beschikbaar. 

De interne auditfunctie voor de bedrijfsvoering, die sinds oktober 2019 is ingericht, toetst periodiek de kwaliteit van de interne beheersmaatregelen. Op grond van een risico-inventarisatie, die jaarlijks plaatsvindt, worden de prioriteiten en activiteiten bepaald en in het audit jaarplan vastgelegd. In 2021 is een audit uitgevoerd op het SLA-management, waarin is getoetst in hoeverre afspraken met leveranciers zijn vastgelegd, deze geëvalueerd worden én of ze voldoen aan onze eigen normen voor wat betreft informatiebeveiliging en privacy. Daarnaast is er een steekproef getrokken op de bekostigingsgegevens waar de accountant tijdens hun controle op kan steunen.

Raad van Toezicht

De Auditcommissie heeft in 2021 de kaderbrief 2022, de meerjarenbegroting 2022 – 2025 en de jaarrekeningen 2020 van ROC Friese Poort en Bedrijfsopleidingen en de managementletter 2020 besproken ter voorbereiding op de bespreking in de Raad van Toezicht. Naast bespreking van deze reguliere documenten is gesproken over het bijgestelde strategisch huisvestingsplan voor 2020-2030 en de uitkomsten van de due diligence in verband met de mogelijke fusie tussen ROC Friese Poort en Friesland College. Voor nadere informatie wordt verwezen naar bijlage 4.1 - Bericht Raad van Toezicht.

Horizontaal Toezicht

ROC Friese Poort heeft een convenant met de Belastingdienst, waarbij op basis van begrip, transparantie en vertrouwen wordt samengewerkt. In 2021 is een gewijzigde afspraak gemaakt met betrekking tot de wijze waarop de btw op gemengde kosten wordt berekend. Hierdoor geniet ROC Friese Poort van een hogere btw-aftrek dan voorheen. In 2021 heeft scholing van eigen medewerkers plaatsgevonden om het fiscale bewustzijn in de organisatie op peil te houden. 
 

De belastingdienst heeft de afgelopen jaren gewerkt aan de doorontwikkeling van horizontaal toezicht. Waar in het verleden de nadruk lag op samenwerking verschuift het accent naar de invulling van het toezicht binnen de eigen instelling. ROC Friese Poort heeft de intentie om het horizontaal toezicht de komende jaren te continueren. Daartoe zal ROC Friese Poort vanaf 2023 alle fiscale processen gaan vastleggen in een zogenaamd Tax Control Framework

Per 1 januari 2016 is de vennootschapsbelasting van toepassing voor het onderwijs. De stichting ROC Friese Poort voldoet aan de voorwaarden voor vrijstelling. Dit geldt niet voor ROC Friese Poort Bedrijfsopleidingen BV, die als zodanige rechtspersoon vpb-plichtig is.

Belangrijkste risico’s en onzekerheden

Tijdens het opstellen van de begroting en de jaarverslaglegging worden de risico’s voor ROC Friese Poort beoordeeld. Voor een deel van de operationele en financiële risico’s wordt een financiële buffer (algemene reserve) aangehouden. Deze is beschreven in de jaarrekening en heeft geleid tot een benodigde risicobuffer van € 6,6 mln. ultimo 2021.

In 2021 heeft een actualisatie plaatsgevonden van de mogelijke risico’s in relatie tot de financiën, de strategie, en de wet en regelgeving. Deze risico’s’ en de genomen beheersmaatregelen zijn in onderstaande tabel opgenomen.

Overzicht risico’s en beheersmaatregelen

Onderwerp Risico Beheersmaatregelen
1. Realiseren van minimaal de nullijn (F) Tijdelijke NPO-middelen worden ingezet voor structurele formatie • Sturen op inzet, vervanging en aanname van personeel m.b.v. goede managementinformatie
• In formatiemodel allocatie van lumpsum, NPO- en KA-middelen apart bijhouden.
2. Vast versus flexibele formatie (F) Aantrekken voldoende kwalitatief personeel in krappe arbeidsmarkt. • Strategische personeelsplanning krijgt een meer kwalitatieve invulling, waarbij toekomstige personeelsbehoefte, natuurlijk verloop en nieuwe instroom een plek krijgen.
• Aantrekken zij-instromers en faciliteren van het behalen van hun PDG
3. 3. Terugloop aantal studenten (F) Niet snel kunnen anticiperen op de terugval in opbrengsten/afname studentenaantallen, waardoor het financiële resultaat, efficiency en de bedrijfsvoering onder druk komen te staan. • Formatieplanning meerdere jaren vooruit op onderwijsteamniveau.
• Nauwe samenwerking HR, Controlling en lijn in bijsturen formatie o.b.v. geactualiseerde prognoses.
• In strategisch huisvestingsplan wordt gestuurd op het inbouwen van flexibiliteit door niet langer 100% in eigendom te hebben maar 15% van de ruimte te huren.
4. Uitvoering strategisch beleid (S) Niet realiseren van de beloftes door het verzanden in de dagelijkse gang van zaken • Borgen van de beloftes in de kwaliteitsagenda
• Monitoring middels de prestatiekaart en voortdurende sturing d.m.v. gesprekken met vestigingen en binnen vestigingen met teams.
5. Doelen kwaliteits-agenda behalen (F) Niet realiseren van resultaat afhankelijke subsidies • Belangrijkste prestatie-indicatoren monitoren via de prestatiekaart en voortdurende sturing d.m.v. gesprekken met vestigingen en binnen vestigingen met teams.
6. Kwaliteit en veiligheid ICT (F + R) ICT-infrastructuur en ICT-systemen steeds meer van strategisch belang. Gevolgen van uitval of veroudering kunnen groot zijn • Beleid gericht op standaard applicaties in plaats van zelf ontwikkeld.
• ICT-infra en servers uitbesteden aan gespecialiseerde dienstverleners.
• Opzetten van normenkaders dienstverleners en het toetsen daarvan d.m.v. SLA-management
7. Bekostiging (N+R) Mislopen opbrengsten en niet voldoen aan wet- en regelgeving • Optimaliseren proces en controlemechanismen (1e, 2e lijn) en de werking toetsen (3e lijn) door audits en steekproeven
• Inbouwen controles in processen die worden gedigitaliseerd zoals centraal aanmelden en het toelatingsproces.
8. Inkoop (F,N,R) Niet voldoen aan de Europese Aanbestedingswet en het niet doelmatig inzetten van middelen • Governance: aanscherpen inkoopbeleid
• Project verbeteren inkoopprocessen.
• Competenties: trainen en ondersteunen functionarissen die inkopen
9. Management Rapportages (F,S) Geen juiste beslissingen, doelen worden niet gerealiseerd omdat kwaliteit management rapportages onvoldoende is • Governance organiseren m.b.t. datakwaliteit en uniformiteit (o.a. d.m.v. project Datawarehouse, en archivering)
• Audits op processen die leiden tot managementinformatie
• Implementeren centraal loket en proces voor aanvragen m.b.t. nieuwe informatiebehoeften
10. Innovatie (R,S) Onderwijs sluit niet meer aan bij de actuele vraag • Ontwikkelen en invoeren nieuwe, efficiëntere onderwijsconcepten (flexibilisering, blended learning)
• Samenwerkingen met andere onderwijsinstellingen en bedrijfsleven.
• Meer inzetten op volwassenenonderwijs
11. Cyber (S, F) Het risico dat door externe partijen inbreuk wordt gemaakt op onze systemen waardoor data verloren kan gaan of “gestolen” wordt en ransom betaald moet worden. • IBP Beleid implementeren en opvolgen
• Peer reviews door derden die toetsen in hoeverre we aan dit beleid voldoen en in welke mate (score)
• Uitvoeren van pentesten door externe partijen, ethical hackers.
• Awareness campagnes via extern bureau
12. Fraude (F, R) Het risico dat door ongewenste toegang in systemen, identiteitsfraude of functievermenging geld verdwijnt of privacy-gevoelige informatie wordt “gestolen” • IBP Beleid implementeren en opvolgen
• 4-ogenprincipe bij bedrijfskritische processen, 2e lijnscontroles opzetten, formaliseren in procedures en instructies
• Toetsen werking 2e lijnscontroles d.m.v. steekproeven en/of audits
• Vergroten van awareness fraude

Tussen haakjes is de aard van het risico aangegeven. Dit zijn: S = strategische risico’s (doelen halen), N =  nalevingsrisico’s (wetten en regels), F = financiële risico’s (derven vermogen), R = reputatierisico’s (imago)

Volgend hoofdstuk: 4 Toezicht en medezeggenschap